Stakeholder-Management kann komplex sein – geht aber auch einfach. Wie? Mit dem richtigen Tool. FOM-Software standardisiert Dialogprozesse und Genehmigungsverfahren.

Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins

Wo Menschen sind, da menschelt es. Wer ein Großprojekt plant oder ein Unternehmen führt, muss oft eine Vielzahl an unterschiedlichen Parteien berücksichtigen – nicht nur die eigenen Mitarbeiter und Aktionäre, sondern auch Politik und Verwaltung, die Medien, Umwelt- und Naturschutz und die Öffentlichkeit. Alle diese „Stakeholder“ haben ihre eignen Interessen und Motivationen.

Das alles unter einen Hut zu bringen, ist sowohl operativ als auch kommunikativ eine Herausforderung. Da die verschiedenen Stakeholder häufig geographisch weit auseinander liegen – oft sogar über den Globus verteilt – kann man sich nicht immer persönlich treffen.

Telefonkonferenzen sind im Vergleich zum Face-to-Face-Kontakt jedoch weniger persönlich; und gerade der persönliche Kontakt hilft dabei, unterschiedliche Interessenlagen zu koordinieren. Onlinemeetings bieten deshalb eine gute Zwischenlösung.

Was ist Stakeholder-Management?

Stakeholder-Management bezeichnet den Prozess bei dem eine Organisation verschiedene externe und interne Interessengruppen ermittelt und diese bei der Projektplanung und -durchführung berücksichtigt.

Es muss sich dabei nicht unbedingt um ein konkretes Projekt handeln. Unternehmen betreiben beispielsweise kontinuierliches Stakeholder-Management, indem sie die verschiedene Stakeholder mit in ihre operativen und strategischen Überlegungen einbeziehen.

Quelle: Peterjohann Consulting

Stakeholder-Management ist auch ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements, da Widerstand aus den Reihen der Stakeholder sich unmittelbar auf den Projekt- oder Unternehmenserfolg auswirken kann.

Um Stakeholder erfolgreich zu managen, müssen sie zunächst identifiziert werden. Anschließend analysiert man die Interessen und Bedürfnisse der jeweiligen Stakeholder und berücksichtigt diese im Rahmen der Projektplanung. Während all dieser Schritte ist die umfangreiche Kommunikation mit den Stakeholdern entscheidend.

Stakeholder-Management erfordert also moderne Dialogformate, die in der Praxis häufig mit herkömmlicher Meeting-Software umgesetzt werden. In diesem Fall müssen allerdings alle Beteiligten Stakeholder mit den Limitierungen dieser Software leben. FOM-Software ist für das Stakeholder-Management in vielerlei Hinsicht besser geeignet.

Was sind FOMs?

Der regelmäßige FOM Magazin-Leser ist bereits im Bilde, aber hier nochmal kurz für alle Neuankömmlinge:

FOM steht für Formelle Online Meetings, beispielsweise digitale

oder hybride Sitzungen, Besprechungen und Gremien. Anders als herkömmliche

Online-Meetings folgen sie formellen Vorgaben beziehungsweise einem im Voraus festgelegten Ablauf. Aufgrund dieser Bestimmungen sind die Anforderungen an solche

Meeting-Formate deutlich komplexer.

Um FOMs rechtssicher, kosteneffizient und weitgehend automatisiert zu organisieren, gibt es verschiedene Softwarelösungen. Sie bilden den gesamten Prozess von der Organisation der FOMs über die Durchführung bis zur Nachbereitung ab, stellen Tools für digitale Entscheidungen, wie z.B. rechtssichere Online-Abstimmungen & Wahlen zur Verfügung, Teilnehmer- und Stimmrechtsverzeichnisse, automatisierte Protokolle und vieles mehr.

Was haben FOMs mit Stakeholder-Management zu tun?

Auch wenn Stakeholder-Meetings nicht immer formellen Vorgaben per Gesetz oder Satzung entsprechen müssen, können sich FOM-Tools in der Praxis als nützlich erweisen. Denn gewöhnliche Meeting-Software kommt bei Stakeholder-Meetings schnell an ihre Grenzen.

Beispielsweise werden in den Meetings oft Entscheidungen getroffen, die demokratische Abstimmungsverfahren und fälschungssichere Protokolle erfordern. Gewisse Stakeholder-Meetings umfassen zudem eine Vielzahl an Teilnehmern, zum Beispiel, wenn sie sich an die Öffentlichkeit richten oder staatliche Gremien involvieren. In diesem Fall können ein Agenda- und Sprechermanagement die Meeting-Führung erleichtern.

Ein praktisches Beispiel

Angenommen, ein Energiekonzern möchte einen großflächigen Windpark errichten. In den Projektplan müssen sowohl interne als auch externe Stakeholder mit einbezogen werden. Das sind zum Beispiel Behörden wie Bauämter, Entscheidungsträger der Kommunen und Gemeinden wie beispielsweise der Gemeinderat, die lokale Öffentlichkeit und Medien sowie auch die eigenen Aktionäre.

1. Stakeholder-Listen

Die Projektleitung muss zunächst die relevanten Stakeholder und Entscheidungsträger identifizieren. FOM-Software enthält ein segmentierbares Teilnehmerverzeichnis, in das die jeweiligen Gesprächspartner aufgenommen werden.

So kann man beispielsweise separate Teilnehmerlisten für Medienvertreter, den Gemeinderat, lokale Naturschutzorganisationen oder das zuständige Bauamt einrichten. Sind die Teilnehmerlisten für die einzelnen Stakeholder-Gruppen einmal angelegt, können Einladungen für Meetings ganz einfach mit wenigen Mausklicken versendet werden.

2. Videokonferenzen

Anschließend muss die Projektleitung mit allen Stakeholder-Gruppen einzeln sprechen und deren Interessen in Erfahrung bringen. Videokonferenzen eignen sich, um Zeit und Kosten zu sparen.

3. Automatisierte Meetingprotokolle

FOM-Software erstellt automatisierte Gesprächsprotokolle, die die Meetingteilnehmer anschließend in einem geschützten Online-Portal herunterladen können. Somit ist jederzeit nachlesbar, wer bei den Meetings anwesend war und welche Entschlüsse gefasst wurden.

Je nach FOM-Software können die Meetingteilnehmer die Protokolle sogar mittels digitaler Unterschrift bestätigen.

Beispielsweise können in einem Meeting mit dem Bauamt die nächsten Prozessschritte vereinbart und im Protokoll festgehalten werden. Der Amtsleiter unterschreibt anschließend das Protokoll und die Projektleitung kann dann sowohl unternehmensintern als auch gegenüber anderen Stakeholdern die jeweiligen Entscheidungen transparent nachweisen.

4. Abstimmungen

Manchmal müssen in Stakeholder-Meetings demokratische Beschlüsse gefasst werden. Im Falle des Windparks könnte man beispielsweise eine öffentliche Abstimmung über das Bauvorhaben abhalten, um in Erfahrung zu bringen, ob das Projekt vor Ort auf Gegenwind stößt bzw. welche Bedenken geäußert werden. Dafür eignen sich die Abstimmungstools der FOM-Software, die sowohl öffentliche als auch geheime Abstimmungen ermöglichen.

Die Projektleitung kann der Öffentlichkeit einen Meetinglink zur Abstimmung bereitstellen. Während des Meetings werden zunächst die Vor- und Nachteile des Projektes präsentiert und Experten können zu Wort kommen. Anschließend stimmt die Öffentlichkeit mittels geheimer Abstimmung über das Vorhaben ab.

Man könnte sogar voraussetzen, dass sich die Teilnehmer bei der Anmeldung mittels Personalausweis identifizieren, um nachzuweisen, dass sie tatsächlich aus der Region stammen und somit von dem Projekt betroffen sind. Dadurch kann der Missbrauch der Abstimmung verhindert werden.

5. Sprecher- und Agendamanagement

Findet eine Besprechung mit einer größeren Gruppe statt, beispielsweise mit den Aktionären des Konzerns oder dem Landtag, hilft das Speichermanagement bei der Meetingführung. Die Meetingleitung kann einzelnen Teilnehmern das Wort erteilen und sowohl den Ton als auch das Bild freischalten. Das Agendamanagement ermöglicht außerdem, dass alle Meetingteilnehmer jederzeit die Tagesordnung verfolgen können.

Besonders relevant für Beratungsunternehmen

Bei größeren Projekten wird das Stakeholder-Management oft von spezialisierten Beratungshäusern übernommen. Auch Berater sollten eine FOM-Software in ihrem Repertoire führen und im Umgang mit den Tools geschult sein. Denn ihr Job ist es, einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. FOM-Software bietet dafür die ideale Hilfestellung.

Wie setzen Sie FOM-Software in Ihrer Organisation ein? Und wie organisieren Sie Ihr Stakeholder-Management? Schreiben Sie uns gerne unter contact@fom-magazin.de.