FOM-Tools wie Agendamangement, Abstimmungen oder Protokolle eignen sich auch ideal für OKR-Meetings

Ein Beitrag des FOM-Magazins

Wir alle kennen solche Meetings: Man kommt gemütlich zusammen und tauscht sich aus. Nach spätestens zehn Minuten fragt man sich: Warum bin ich hier?

Viele Meetings sind Zeitverschwendung. Sie verfolgen kein klares Ziel und im Nachhinein ist man genauso schlau wie vorher. Um das zu vermeiden, gibt es standardisierte Management-Systeme. Eines davon ist die sogenannte „OKR”-Methode, die mittlerweile in vielen Organisationen Anwendung findet.

Was bedeutet OKR?
OKR steht für Objectives & Key Results. Auf Deutsch “Zielsetzung und Ergebnismessung”. Das Ziel ist, qualitative Ziele für die Organisation vorzugeben und das Erreichen dieser Ziele anhand quantitativer Ergebnisse zu messen.

Ein Objective könnte zum Beispiel sein, die Leserschaft des FOM Magazins zu vergrößern. Key Results könnten sein, bis zum 01. Juni 10.000 monatliche Leser zu haben und bis zum 01. September 25.000.

Die Objectives & Key Results werden in einem Meeting festgelegt, verschriftlicht und dann in einem Folge-Meeting überprüft, besprochen und gegebenenfalls angepasst.

Wie laufen OKR Meetings ab?
OKR-Meetings folgen einem festen Ablauf. Dazu bietet sich das OKRS-Framework an.

  • O: Objectives & Key Results
    Festlegung der Objectives und Key Results.
  • K: KPIs
    Die Teilnehmer - oder die teilnehmenden Teams - stellen ihre KPIs vor und präsentieren die Entwicklung der KPIs seit der letzten Sitzung.
  • R: Ressourcen
    Hier geht es um alle Fragen rund um Budgets und Personal.
  • S: Struktur
    Um OKRs zu erreichen braucht die Organisation unter Umständen neue Prozesse, bzw. bestehende Prozesse müssen evlt. geändert werden.

Was sind FOMs?
Der regelmäßige FOM Magazin-Leser ist bereits im Bilde aber hier nochmal kurz für alle Neuankömmlinge:

FOM steht für Formelle Online Meetings, also digitale Versammlungen, Sitzungen und Gremien. Anders als herkömmliche Online-Meetings müssen sie den Vorgaben der Satzung der jeweiligen Organisation folgen. Aufgrund dieser Bestimmungen sind die Anforderungen an solche Meeting-Formate deutlich komplexer.

Um FOMs rechtssicher, kosteneffizient und weitgehend automatisiert zu organisieren, gibt es verschiedene Softwarelösungen. Sie bilden den gesamten Prozess von der Organisation der FOMs über die Durchführung bis zur Nachbereitung ab, stellen Tools für rechtssichere digitale Abstimmungen & Wahlen zur Verfügung, Teilnehmer- und Stimmrechtsverzeichnisse, automatisierte Protokolle und vieles mehr.

Was haben FOMs mit OKRs zu tun?
OKR-Reviews sollten weitgehend standardisiert ablaufen, zum Beispiel anhand des OKRS-Frameworks. Durch die Standardisierung fällt die Vorbereitung und Durchführung der Meetings leichter und alle wissen, was sie erwartet.

FOM-Software enthält viele Tools, die auch für standardisierte OKR-Meetings nützlich sind. Sie stellen deshalb das ideale Tool für die Organisation und Durchführung von OKR-Meetings dar.

1. Agendamanagement
Wie ein FOM sollte auch ein OKR-Meeting einer festgelegten Agenda folgen, die durch das OKRS-Framework leitet.

2. Teilnehmermanagement
Während OKR-Meetings sollten bestimmte Teilnehmer anwesend sein, ähnlich wie bei FOMs. Mit einem FOM-Teilnehmermanagement können Sie für Ihre verschiedenen OKR-Meetings Teilnehmerlisten anlegen und die Einladung direkt an die entsprechenden Teilnehmer verschicken.

3. Abstimmungen & Wahlen
Wie demokratisch ist Ihre Organisation? Es kann sich anbieten, dass Ihr Team selbst eigene Ziele festlegt und dann darüber abstimmt. Der Vorteil ist, dass die Teammitglieder dann emotional in die Ziele investiert sind. Da Abstimmungen & Wahlen ein notwendiger Bestandteil jedes FOMs sind, ist ein solches Tool standardmäßig in FOM-Softwareangeboten enthalten.

4. Nachbereitung
OKR-Meetings müssen Sie nachbereiten, ebenso wie FOMs. Jeder Teilnehmer sollte ein Meetingprotokoll bekommen. FOM-Software erstellt solche Protokolle automatisiert. Sie können je nach Software sogar alle Teilnehmer digital unterschreiben lassen.

Ein praktisches Beispiel
Angenommen, Sie sind in Ihrem Unternehmen für das Marketing der Produktreihen Zahnpasta, Zahnbürsten und Zahnseide verantwortlich. Um die Ziele Ihrer Teams festzulegen, arbeiten Sie nach der OKR-Methode. Ein OKR-Meeting mit einer FOM-Software könnte nun folgendermaßen ablaufen:

1. Team-Einladungen:
Sie loggen sich in das System ein und erstellen ein Teilnehmerverzeichnis. Jedes Produktteam ist in einem separaten Verzeichnis gespeichert. Wenn nun also das Zahnpasta-Marketing OKR-Meeting ansteht, können Sie mit wenigen Klicks die Einladung inklusive der Einwahldaten an das Zahnpasta-Team verschicken. Wenn das Meeting beginnt, können sich alle Teilnehmer mit einem Link einwählen.

2. OKRS-Agenda:
Vor dem Meeting legen Sie eine Agenda fest, in der sie das O-K-R-S Schema durchgehen. Während des Meetings wird die Agenda den Teilnehmern eingeblendet.

3. Abstimmungen:
Wollen Sie während des Meetings über einzelne Punkt abstimmen, können Sie das Tool für Abstimmungen & Wahlen nutzen. Sie können entweder offene oder geheime Abstimmungen abhalten. Im Teilnehmerverzeichnis können sie festlegen, wer wie viele Stimmen hat. Soll der Teamleiter beispielsweise ein Veto-Recht haben, können Sie das ebenfalls festlegen.

4. Meeting Minutes:
Nach Abschluss des Meetings wird automatisiert ein Protokoll erstellt, das jeder Teilnehmer in einem sicheren Login-Bereich herunterladen kann. Sie können es dann an alle Teilnehmer verschicken und sogar unterschreiben lassen. Beim nächsten OKR-Meeting können Sie dieses Protokoll nutzen, um allen Teilnehmern das vorherige Meeting erneut ins Bewusstsein zu rufen.

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Wie setzen Sie FOM-Software in Ihrer Organisation ein? Und wie organisieren Sie ihre OKR-Meetings?
Schreiben Sie uns unter contact@fom-magazin.de.