Unternehmen führen zunehmend Verhaltensregeln für Online-Business-Meetings und Videocalls ein. Software-Tools ermöglichen die Umsetzung in der Praxis.
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazines
Erinnern Sie sich noch an Ihr erstes berufliches Online-Meeting?
War irgendwie komisch, oder?
Bis zur COVID-Pandemie kannten die meisten von uns Online-Meetings nur aus privaten Gesprächen. Dass man plötzlich mit Kollegen, Kunden und Vorgesetzten per Videocall sprechen sollte, sorgte für Verunsicherung.
Doch seither hat sich viel geändert. Heute treffen wir uns regelmäßig online. Um für Online-Business-Meetings einen Rahmen zu schaffen, haben viele Unternehmen Verhaltensregeln und Meeting-Etiketten eingeführt.
Eine Umfrage von ClickMeetings untersuchte nun, wie sich das Meetingverhalten seit Beginn der Pandemie verändert hat.
Verhaltensregeln für Business-Meetings
30 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen mittlerweile klare Regeln zu Online-Meetings eingeführt hätten. Die häufigsten Regeln:
- 29 Prozent nannten allgemeine Verhaltensregeln für Online-Meetings,
- 17 Prozent nannten Regeln für die Gesprächsführung,
- 16 Prozent nannten ein Verbot der parallelen Nutzung von Smartphones und weiteren Geräten, um Multitasking zu verhindern.
Die am häufigsten angewandten Verhaltensregeln beziehen sich auf Wortmeldungen. Meeting-Teilnehmer müssen also den anderen Teilnehmern ihren Wunsch zu sprechen signalisieren, beispielsweise mit einem Button oder einer physischen Handmeldung.
Manche Unternehmen haben auch die Art der Begrüßung und Verabschiedung festgelegt. Dadurch werden zeitraubende Small-Talk-Episoden zu Beginn und zum Schluss des Meetings vermieden.
Software für geregelte Business-Meetings
49 Prozent der Befragten sprechen sich für die Einführung von Verhaltensregeln in Business-Meetings aus.
Dass Mitarbeitende und Führungskräfte ihrer Meetingkultur mehr Beachtung schenken, ist prinzipiell erfreulich. Verhaltensregeln können Meetings effizienter gestalten, doch ihre Umsetzung hängt wesentlich von den Meeting-Teilnehmern ab.
Die Meetingagenda ist ein gutes Beispiel: Viele Unternehmen haben die Regel „Kein Meeting ohne Agenda.“ Das ist durchaus sinnvoll, doch oft haben die Meetingteilnehmer die Agenda während des Meetings nicht vorliegen. Unter Umständen haben sie die Agenda im Vorfeld auch nicht durchgelesen. Vielleicht haben sie die Agenda auch gar nicht erhalten, weil ihre Email-Adresse nicht im Verteiler war.
Teilnehmer durchforsten dann zu Beginn des Meetings zunächst ihre Email-Postfächer auf der Suche nach der Agenda. Allein dadurch gehen schnell mehrere Minuten verloren – und das Meeting beginnt bereits auf dem falschen Fuß.
Mit einer FOM-Software kann das nicht passieren: Alle im Teilnehmerverzeichnis aufgelisteten Meetingteilnehmer erhalten die Agenda vorab automatisch. Während des Meetings kann die Meetingleitung die Agenda einblenden, sodass sie allen vorliegt.
Messung der Verhaltensregeln in Online-Business-Meetings
FOM-Software ist das Tool, um Verhaltensregeln in die Praxis umzusetzen. Zum Beispiel durch interaktive Agendavorlagen, Tools für Wortmeldungen, Sprechermanagement, digitale Abstimmungen, Zeitvorgaben und automatisierte Protokolle.
FOM-Software ermöglicht auch die Messung von Verhaltensregeln. Denn Vertrauen ist gut, doch Daten sind besser. FOM-Software erfasst, ob die Regeln auch tatsächlich eingehalten werden:
- Beginnen Meetings pünktlich?
- Werden Zeitvorgaben eingehalten?
- Welche Tools werden während der Meetings genutzt?
Diese Daten ermöglichen es Personalverantwortlichen, die Meetingkultur schrittweise zu optimieren.
Kein Schlafanzug: Etikette in Online-Meetings
12 Prozent der Befragten sagen, es störe sie, wenn andere Meetingteilnehmer unpassende Kleidung tragen.
Auch in dieser Hinsicht zeichnet sich eine Besserung ab: Im Jahr 2021 gaben 53 Prozent der Befragten an, im letzten Monat einen Trainingsanzug in einem Online-Meeting getragen zu haben – 21 Prozent sogar einen Schlafanzug.
In diesem Jahr nahmen nur noch 15 Prozent im Trainingsanzug an einem Online-Business-Meeting teil. Und nur noch zwei Prozent im Schlafanzug.
FOM-Software kann keinen Dresscode forcieren. Aber sie schafft ein professionelleres und formelleres Meetingklima. Damit werden auch Business-Meetings im Schlafanzug bald der Vergangenheit angehören.
