Ein erfolgreicher Projektstart beginnt mit einem Kickoff-Meeting und einer durchdachten Kickoff-Meeting-Agenda. Wie FOM-Software beim Projektmanagement unterstützen kann.
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazines
Kickoff, Projektstart! Ein neuer Kunde, eine neue Herausforderung. Was soll erreicht werden, wer ist im Team, wie sehen der Projektplan und das Projektmanagement aus?
Genau solche Fragen sollten in einem Kickoff-Meeting geklärt werden. Dieses erste Meeting des Projektteams legt die Grundlage für die Zusammenarbeit und ist somit für den Projekterfolg entscheidend.
Was ist ein Kickoff-Meeting im Projektmanagement?
Kickoff-Meetings verfolgen eine Reihe an Zielen:
- Festlegen konkreter Projektziele und Meilensteine
- Kennenlernen des Teams
- Vereinbarung des Zeitplans
- Informieren und Einbeziehen aller relevanten Stakeholder
- Erstellung des Projektplans und Zuteilung der Verantwortlichkeiten
- Abstimmung der Kommunikationswege und Projektkoordinierung
Das Kickoff-Meeting ist keine Präsentations- oder Pitch-Veranstaltung, sondern der erste Meilenstein des Projekts. Werden die Grundlagen vom ersten Meeting an richtig gelegt, kann der Projektverlauf effizient gemanagt und somit die Projektziele schneller und kostengünstiger erreicht werden.
Mit anderen Worten: Kick-off-Meetings sind ein Meetingformat mit einem garantierten Return on Investment - vorausgesetzt, die Projektverantwortlichen schaffen die richtige Meeting Experience.
Was sind FOMs und was ist ihr Nutzen für Kickoff-Meetings?
Der regelmäßige FOM Magazin-Leser ist bereits im Bilde aber hier nochmal kurz für alle Neuankömmlinge:
FOM steht für Formelle Online Meetings, also strukturierte Meetings, die einem vordefinierten Ablauf folgen. Durch die Struktur und die Verwendung von Tools wie Agendavorlagen, Sprechermanagement und automatisierten Protokollen wird die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings verbessert.
Im Wesentlichen geht es beim FOM-Framework darum, durch Standardisierung und Automatisierung die Meeting Experience zu verbessern und den Return on Investment von Meetings zu erhöhen. Denn jedes Meeting ist eine Investition von Zeit und Ressourcen.
Kickoff-Meetings mit strukturierter Kickoff-Meeting-Agenda
Kickoff-Meetings sind wiederkehrende Meetings, die im Projektmanagement meist einem ähnlichen Ablauf folgen. Sie können somit von Formalisierungen profitieren, die auf Best-Practices basieren.
FOM-Software kann das Projektmanagement durch die richtigen Tools und Projektmanagement-Methoden unterstützen.
1. Teilnehmermanagement
Bei der Planung eines Kickoff-Meetings müssen Sie zunächst festlegen, wer am Meeting teilnehmen soll:
- Wer sind die internen Teammitglieder?
- Wer nimmt kundenseitig teil?
- Welche externen Stakeholder (z.B. Anwälte, Berater, Experten) werden benötigt?
FOM-Software ermöglicht das Anlegen eines Teilnehmerverzeichnisses. Legen Sie alle Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse an, sodass sie auf Knopfdruck Einladungen verschicken können.
2. Meetingformat
Findet das Meeting online, hybrid oder als Präsenzveranstaltung statt?
Online-Meetings bieten viele Vorteile, vor allem für dezentrale Organisationen oder Unternehmen mit Home-Office Mitarbeitern.
Bei größeren Veranstaltungen oder bei Meetings mit einer großen Zahl externer Stakeholder bieten sich hybride Meetings an. Somit haben Teilnehmer die Wahl, ob sie online oder physisch teilnehmen wollen. Als Organisator können Sie zudem das Risiko reduzieren, dass Teilnehmer z.B. aufgrund von Verkehrsstaus oder Krankheit kurzfristig absagen müssen.
3. Kickoff-Meeting-Agenda
Erstellen Sie eine Kickoff-Meeting-Agenda direkt in Ihrer FOM-Software, sodass Sie Ihnen während des Meetings als interaktive Agenda zum Einblenden zur Verfügung steht. So können alle Teilnehmer während des Meetings die Agenda auf ihren Bildschirmen verfolgen. FOM-Software enthält meist auch Agendavorlagen, die Sie flexibel anpassen können.
Eine Kickoff-Meeting-Agenda könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:
Kickoff-Meeting-Agenda
- Begrüßung durch die Projektleitung (5 Minuten)
- Vorstellungsrunde (15 Minuten)
- Einführungserklärung des Auftraggebers/ Zielstellung (10 Minuten)
- Vorstellung des indikativen Projektplans (30 Minuten)
- Präsentation des Projektorganigramms und der Zuständigkeiten(15 Minuten)
- Möglichkeit für Fragen (15 Minuten)
- Feedbackrunde (10 Minuten)
- Verabschiedung (5 Minuten)
Diese Agenda wäre für ein Projekt niedriger Komplexität geeignet. Bei umfangreichen Projekten müssen unter Umständen einzelne Milestones als eigene Tagesordnungspunkte besprochen werden, Redezeit für Experten eingeräumt und längere Feedback- und Diskussionsrunden eingeplant werden.
Größere Veranstaltungen sollten auch Räume zum Kennenlernen und Netzwerken schaffen, beispielsweise durch Kaffeepausen.
Die obige Agenda eignet sich für Kickoff-Meetings, in denen bereits ein Projektplan erarbeitet wurde, der während des Meetings lediglich vorgestellt wird. Ein anderer Ansatz wäre, den Projektplan während des Meetings gemeinsam zu erarbeiten. Dann könnte eine Agenda beispielsweise wie folgt aussehen:
Beispiel Agenda
- Begrüßung durch die Projektleitung (5 Minuten)
- Vorstellungsrunde (15 Minuten)
- Einführungserklärung des Auftraggebers/ Zielstellung (10 Minuten)
- Brainstorming-Session und Mindmapping (60 Minuten)
- Aufstellung eines indikativen Projektplans (30 Minuten)
- Klärung des Projektorganigramms und der Zuständigkeiten(15 Minuten)
- Kaffeepause
- Aufteilung in Arbeitsgruppen zur Verfeinerung der Milestones (30 Minuten)
- Aufstellung des detaillierten Projektplans (30 Minuten)
- Abstimmung über die Annahme des Projektplans (5 Minuten)
- Möglichkeit für Fragen (15 Minuten)
- Feedbackrunde (10 Minuten)
- Verabschiedung (5 Minuten)
4. Meetingdauer
Kickoff-Meetings können von wenigen Minuten bis hin zu mehreren Tagen dauern, abhängig vom Projektumfang.
Es ist jedoch wichtig, die Meetingdauer im Vorfeld festzulegen. So verhindern Sie Ausschweifungen und Redeexzesse, die das Meeting unnötig in die Länge ziehen.
Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt ein hartes Zeitlimit zu und stellen Sie während des Meetings sicher, dass diese Limits eingehalten werden.
5. Methoden
Kickoff-Meetings sollten keine langwierigen Monologe der Projektleitung sein. Stattdessen ist die Mitarbeit aller Anwesenden gefragt. So könnte man zum Beispiel gemeinsam einen Projektplan erarbeiten.
FOM-Software ermöglicht dazu das Einbinden und Einblenden anderer Projektmanagement-Tools.
Zum Teil enthält FOM-Software auch Tools wie digitale Abstimmungen und Wahlen, sodass beispielsweise über einzelne Sachverhalte abgestimmt werden kann oder die Meetingteilnehmer für bestimmte Rollen eine Person wählen können. Das bietet sich zum Beispiel bei Projekten an, bei denen verschiedene Stakeholder beteiligt und stimmberechtigt sind.
6. Protokolle
Wie der Name suggeriert, markieren Kickoff-Meetings den Projektstart. Um anschließend die reibungslose Umsetzung zu gewährleisten, müssen die Ergebnisse des Meetings protokolliert und kommuniziert werden. FOM-Software erstellt dazu automatisierte Protokolle, die per Download zur Verfügung gestellt werden.
