Remote-Arbeitende beklagen ihre Benachteiligung in hybriden Meetings. Sie kommen schwer zu Wort und können sich nicht richtig einbringen. Durch klare Strukturen können Unternehmen auch im Home-Office eine effiziente Meeting Experience schaffen.

Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazines
Aufstehen, Kaffee, Frühstück und dann an den Schreibtisch. Der Arbeitstag im Home-Office beginnt ganz ohne Pendeln, Verkehrsstaus oder überfüllte U-Bahnen. Schöne neue Arbeitswelt! Digitalisierung und remotes Arbeiten machen’s möglich.Doch ganz so unbeschwert ist der Alltag der Remote-Arbeitenden im Home-Office dann doch nicht. Vor allem nicht die Meetings. Denn gerade Remote-Arbeitende stellen zunehmend fest, dass sie in hybriden Meetings im Vergleich zu den Präsenzteilnehmenden weniger Gehör finden.

Nachteile im Home-Office bei hybriden Meetings
Laut einer Studie von Barco, einem Anbieter von Kollaborationslösungen, sagen zwei Drittel der weltweit 4.000 befragten Arbeitnehmer, dass sie hybride Meetings als stressig empfänden.
Die Kritik bezieht sich sowohl auf die Technik als auch auf emotionale Probleme. Der zentrale Kritikpunkt ist, dass Remote-Teilnehmende sich übersehen fühlen:

  • 56 Prozent sagen, die Meetingleitung fokussiere sich bei der Gesprächsführung zu sehr auf die Teilnehmenden vor Ort.
  • 35 Prozent sagen, sie könnten sich bei hybriden Meetings nicht voll einbringen.
  • 28 Prozent sagen, sie könnten sich in der Gruppe nur schwer Gehör verschaffen.
  • 31 Prozent sagen, sie könnten die Körpersprache und die nonverbalen Signale der anderen Meetingteilnehmer nicht lesen.
    Bezüglich der technischen Schwierigkeiten sind folgendes die Hauptprobleme:
  • 62 Prozent sagen, sie können die anderen Meetingteilnehmenden nicht gut hören.
  • 58 Prozent empfinden es als herausfordernd, Content zu teilen.
  • 48 Prozent berichten von Schwierigkeiten bei der Verknüpfung von Video und Audio.

Trotz der Kritikpunkte an hybriden Meetings sagen 80 Prozent der Beschäftigten, dass sie remotes Arbeiten dennoch gegenüber der Büropräsenz bevorzugen.
Trotzdem müssen sich Führungskräfte die Frage stellen, wie sie hybride Meetings effizienter gestalten können.

Struktur verbessert Online Meeting Experience in hybriden Meetings
Die Befragten der Studie liefern auf diese Frage bereits die Antwort: 30 Prozent der Befragten würden ein Jobangebot eines anderen Unternehmens erwägen, falls sie eindeutige Richtlinien und Tools für hybride Meetings etabliert hätten.
Die Lösung liegt also in der richtigen Meetingstruktur: Jedes Meeting braucht klare Regeln und Tools, um deren Umsetzung zu ermöglichen. Mit anderen Worten: Unternehmen brauchen FOMs!
Remote-Mitarbeitende im Home-Office profitieren in FOMs insbesondere von einer geregelten Gesprächsführung.

  • Eine interaktive Agenda gibt den Gesprächsverlauf vor.
  • Wortmeldungen werden per Handzeichen oder Button angemeldet – unabhängig davon, ob man als Präsenz- oder Remote-Teilnehmer am Meeting teilnimmt.
  • Gruppenentscheidungen werden mit digitalen Abstimmungstools getroffen, wenn nötig auch anonym.
  • Chat-Tools ermöglichen das Einreichen von Fragen. Das ist insbesondere bei Meetings mit einer hohen Teilnehmerzahl von Vorteil.
  • Screensharing und die Einbindung der Tools von Drittanbietern wie MS Office oder Zoom machen es einfach, Content zu teilen.
    Durch den Einsatz spezialisierter FOM-Software werden Zugangsbarrieren für Remote-Mitarbeitende beseitigt und ein fairer und inklusiver Gesprächsverlauf gewährleistet. Somit können sich alle Teilnehmer unabhängig vom Ort auf gleiche Weise einbringen.

Effiziente Online-Meetings sind nicht nur eine Frage der Mitarbeiterzufriedenheit
Dennoch haben hybride Meetings gewisse Nachteile. Beispielsweise ist es richtig, dass Körpersprache und nonverbale Signale nicht im gleichen Maße übertragen werden, wie in Präsenzmeetings.
In Zukunft könnte nonverbale Kommunikation beispielsweise durch Meetings im Metaverse besser abgebildet werden. Derzeit ist das jedoch Zukunftsmusik.
Andererseits haben hybride Meetings viele Vorteile: Sollten Teilnehmende verhindert sein, können sie sich kurzfristig online einwählen. Das Wegfallen der Anfahrtswege reduziert die Kosten und den CO2-Fußabdruck der Meetings. Zudem können Meetings schneller und einfacher organisiert werden.
Eine Rückkehr zur Präsenzkultur ist somit nicht die Lösung. Stattdessen geht es darum, gleiche Bedingungen für Remote- und Präsenzbeschäftigte zu schaffen.
Es scheint, dass Unternehmen das langsam erkennen: 60 Prozent der an der Befragung beteiligten Unternehmen haben noch keine formellen Richtlinien für hybride Meetings aufgestellt. Das heißt im Umkehrschluss auch, dass sich 40 Prozent bereits mit dem Thema befassen.

Es geht übrigens nicht „nur“ um die Mitarbeiterzufriedenheit.
Schon ein kleiner Betrieb mit nur 100 Mitarbeitern
verliert jedes Jahr über eine Million Euro durch unproduktive Meetings.
Es geht also vor allem auch um den Return on Investment der Meetings.
Denn genau das ist jedes Meeting: ein Investment!

Nutzen Sie FOM-Software für hybride Meetings? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Wir freuen uns auf Ihren Input.
Schreiben Sie uns unter contact@fom-magazin.de