Für die meisten Großunternehmen kommen digitale Hauptversammlungen grundsätzlich in Frage. Ihre Herausforderungen lassen sich mit FOM-Software meistern.
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazines
Digitale Hauptversammlungen haben sich von einer Notlösung während der Coronakrise zu einer ernsthaften Alternative entwickelt. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich auch nach der Pandemie für die digitale oder hybride Variante.
Die Rechtsgrundlage dafür lieferte eine im Zuge der COVID-Pandemie eingeführte Sonderregelung für digitale Hauptversammlungen. Da diese Regelung Ende August 2022 auslief, hat der Bundestag im Juli ein Gesetz verabschiedet, das die Onlinevariante zur legitimen Daueroption macht.
Damit haben Deutschlands 14.000 Aktiengesellschaften also auch künftig die Wahl zwischen Präsenzversammlungen, hybriden und volldigitalen Versammlungen. Die neue Regelung soll zudem auf die Generalversammlung von Genossenschaften erweitert werden.
Doch was sagen eigentlich die Unternehmen dazu?
53 Prozent ziehen digitale Hauptversammlungen in Betracht
Die Kommunikationsberatung Edelman Smithfield und die auf Wirtschaftsrecht spezialisierte Anwaltskanzlei Taylor Wessing haben in einer Studie 82 börsengelistete deutsche Unternehmen bezüglich der neuen Möglichkeiten befragt. Das Ergebnis war gemischt:
- 53 Prozent der Konzerne ziehen eine virtuelle Hauptversammlung in Zukunft prinzipiell in Betracht.
- 6 Prozent sagen, eine virtuelle Hauptversammlung käme für ihr Unternehmen nicht in Frage.
- 47 Prozent haben Bedenken gegenüber der rein digitalen Variante.
- 75 Prozent wollen situativ zwischen digitaler oder Präsenzveranstaltung wählen.
- 50 Prozent möchten, bevor sie eine Entscheidung treffen, zunächst die Etablierung einer “Best Practice” abwarten.
Bedenken gegenüber digitalen Hauptversammlungen
Im Schnitt wird das Gesetz zur digitalen Aktionärsversammlung auf einer Skala von 1 bis 10 (sehr gut) mit 5,25 bewertet. Die Befragten äußerten vor allem die folgenden Bedenken:
- Technische Risiken: Hier wurden vor allem schwankende Internet-Stabilität und die Bedienung der digitalen Tools durch einzelne Teilnehmer erwähnt. Vor allem haben die Befragten die Sorge, dass ältere Teilnehmer mit den Tools überfordert sein könnten.
- Aufwand: Der organisatorische Aufwand hybrider Versammlungen wird als unverhältnismäßig hoch empfunden.
- Rechtssicherheit: Trotz des neuen Gesetzes äußerten die Befragten zum Teil Bedenken hinsichtlich der Rechtssicherheit.
Die gute Nachricht ist, dass FOM-Software diese Probleme lösen kann.
Techniktest für digitale Hauptversammlungen
Im Vorfeld vor einer digitalen Hauptversammlung wird in der Regel ein Techniktest durchgeführt, wobei einerseits das Setup vor Ort getestet wird, aber auch die Teilnehmer die Verbindung zu ihren Endgeräten testen können.
Ein solcher Techniktest wurde laut der Studie von Edelman und Taylor Wessing von 45,5 Prozent der Befragten ausdrücklich gewünscht.
Alle Teilnehmer erhalten im Vorfeld einen sicheren Link und Instruktionen zur Nutzung des Tools. Die Erklärungen sind einfach gehalten, sodass selbst Nutzer mit geringem technischen Verständnis sich für die Aktionärsversammlung einwählen können.
FOM-Software reduziert den Organisationsaufwand
Der Aufwand einer hybriden Hauptversammlung ist nicht zwingend höher als bei der Präsenzversammlung, im Gegenteil: Zwar muss man neben der Präsenzveranstaltung zusätzlich noch ein technisches Setup organisieren. Der Einsatz dieser digitalen Tools vereinfacht jedoch auch die Organisation der Präsenzveranstaltung.
So können beispielsweise Einladungen über ein zentrales Teilnehmerverzeichnis inklusive der Stimmrechte auf Knopfdruck versendet werden. Auch Repräsentationsrechte können digital verwaltet werden, statt massenweise Briefe oder Emails hin und her zu senden.
Sollten Teilnehmer und Sprecher aufgrund eines Verkehrsstaus oder einer Erkrankung kurzfristig verhindert sein, können sie einfach digital hinzugeschaltet werden.
Der Einsatz digitaler Tools kann den organisatorischen Aufwand der Präsenzveranstaltung also signifikant reduzieren - vor allem, wenn man das technische Setup bereits einmal in Verwendung hatte und es beim nächsten Mal einfach wiederverwenden kann.
Rechtssicherheit digitaler Hauptversammlungen
In puncto Rechtssicherheit hat das neue Gesetz bereits viele Einzelheiten geregelt. Die Rechtsgrundlage besteht somit. FOM-Tools sind darauf ausgelegt, diese gesetzlichen Bestimmungen und die Regeln in der jeweiligen Satzung zu erfüllen.
So enthält FOM-Software beispielsweise rechtssichere Tools für Abstimmungen und Wahlen und fertigt satzungskonforme Protokolle an, die unter anderem die Anwesenheit der Teilnehmer nachweisen, inklusive der Qualität ihrer Internetverbindung.
Die Zukunft der Hauptversammlung ist digital
Die Umfrage zeigt, dass die digitale Hauptversammlung gekommen ist, um zu bleiben. Lediglich sechs Prozent der Befragten schließen die digitale Variante prinzipiell noch aus. Die restlichen 94 Prozent haben zwar Bedenken, es wurden jedoch keine Punkte aufgeführt, die man nicht durch entsprechende Software lösen könnte.
Wie immer müssen sich neue Konzepte und Technologien erst etablieren und ihre Kinderkrankheiten besiegen. Das ist jedoch nur eine Frage der Zeit. Unternehmen werden sich die Vorteile der digitalen Formate zunehmend zunutze machen. Sie sind kostengünstiger, effizienter, schneller zu organisieren und sichern gegen Risiken wie krankheitsbedingte Verhinderungen, Wetterlage oder Verkehrsstaus ab.
Außerdem tragen sie zum Umweltschutz bei und erhöhen die Aktionärsinklusion, da Teilnehmer sich aus aller Welt problemlos zuschalten können.
