Während der Pandemie ist ein 5,5 Milliarden Euro schwerer Markt für Formelle Online Meetings entstanden. Digitale Anbieter haben jetzt die einmalige Chance, diesen Markt mitzugestalten. Einblicke aus der Praxis bei Linkando, und die Einschätzung des Bundestagsabgeordneten Thomas Gebhart.
Ein Gastbeitrag von Volker Wiora, Gründer und CEO bei Linkando
Digitale Geschäftsmodelle florierten während der Coronakrise, das ist kein Geheimnis: Die Aktienkurse von Firmen wie Microsoft oder Apple sprechen für sich. Während der Pandemie sind allerdings auch komplett neue Märkte entstanden - zum Beispiel für Formelle Online Meetings (FOMs).
FOMs sind Sitzungen und Versammlungen, die formelle Vorgaben befolgen müssen – beispielsweise Aktionärsversammlungen, Vereins- und Verbandssitzungen oder Gremientagungen. Im Gegensatz dazu folgen informelle Meetings wie Team-Besprechungen meist keinen besonderen Vorgaben.
Meetings vor der Pandemie
Vor der Pandemie war der Markt für digitale Meetings in zwei Welten geteilt: Einerseits Videokonferenzen kleiner Art, zum Beispiel Team-Besprechungen, die von Anbietern wie Zoom, Microsoft Teams oder Cisco Webex abgedeckt werden. Andererseits große Events wie Marketingveranstaltungen oder Tagungen, wobei cvent, meetyoo oder hopin die führenden Anbieter sind.
Formelle Meetings waren vor der Pandemie hingegen ausschließlich Offline-Veranstaltungen, denn digitale Formate waren für diesen Meeting-Typ meist nicht gewünscht.
Das hatte vor allem zwei Gründe:
Erstens war die Rechtslage unklar, denn viele relevante Fragen wurden sie bislang noch nie gestellt: Sind digital abgehaltene Abstimmungen und Wahlen rechtskräftig? Wie müssen Protokolle geführt werden? Welchen Formvorgaben müssen Einladungen und der Veranstaltungsablauf entsprechen?
Zweitens bevorzugten die Teilnehmer bei Formellen Meetings das Offline-Format: Es herrschte wenig Vertrauen in digitale Technik und man hatte kaum Erfahrungswerte, sowohl mit digitalen Plattformen als auch mit digitaler Geselligkeit und Streitkultur.
Neue Meetingkultur
Durch die Pandemie ist eine neue Situation entstanden: Aufgrund von Lockdowns und Kontaktbeschränkungen waren Online Meetings nun das einzige verfügbare Format.
Um Rechtssicherheit zu schaffen, wurden Gesetzesänderungen auf den Weg gebracht. Außerdem mussten sowohl Veranstalter als auch Meeting-Teilnehmer nun gezwungenermaßen Erfahrungen mit der digitalen Technologie sammeln. Und siehe da: Es funktionierte!
So hielt beispielsweise die CDU Anfang 2021 ihren Bundesparteitag erstmals online ab. Die 1.001 Delegierten trafen sich virtuell und stimmten von Zuhause aus ab.
Thomas Gebhart, Bundestagsabgeordneter der CDU, schildert seine Erfahrungen: „Es war so gut wie Neuland. Wir waren gezwungen während der Pandemie von jetzt auf nachher auf solche [Online-] Systeme umzusteigen. Trotz der Herausforderungen hat alles großartig funktioniert.”
Ein neuer Markt
Mittlerweile haben wir uns an die Tools gewöhnt und wissen ihre Vorteile zu schätzen. Online-Meetings sparen Zeit und Kosten, ermöglichen eine effiziente Vor- und Nachbereitung und schaffen Planungssicherheit. Die neue Situation hat den Raum für FOMs geöffnet und einen komplett neuen Markt geschaffen.
FOMs sind gekommen um zu bleiben. Denn auch nach der Corona-Pandemie bleiben physische Veranstaltungen mit Risiken verbunden: Bahnstreiks, Stürme, krankheitsbedingte Absagen – bei Online-Meetings kann man sich hingegen bequem von zuhause aus einwählen.
Formelle Meetings werden deshalb auch in Zukunft zunehmend online abgehalten werden. Dabei muss es keine Entweder-oder-Entscheidung zwischen Präsenztermin oder Online-Veranstaltung sein. Hybride Meeting-Formate bieten Veranstaltern die Möglichkeit, Teilnehmer sowohl online als auch offline einzuladen. Dadurch kann noch in der letzten Minute umdisponiert werden: Sollten Teilnehmer verhindert sein, wählen sie sich einfach online ein und das Meeting findet reibungslos statt. Gleichzeitig hat man durch die physische Veranstaltung auch die Möglichkeit, sich real zu begegnen.
Thomas Gebhart sieht die Zukunft ebenfalls in hybriden Veranstaltungsformaten. „Es muss in einer Mischwelt weitergehen, weil diese Online-Formate sehr viele Vorteile bieten“, so Gebhart. „Heute macht man solche Dinge wie selbstverständlich per Videokonferenz. Wir müssen uns das bewahren, denn es spart Zeit und hat auch einen Klimaschutzaspekt. Es wäre fatal, wenn wir in alte Zeiten zurückfallen würden.“
Einmalige Chance
Der FOM-Markt ist riesig: Jährlich werden alleine in Deutschland über 100 Millionen Formelle Meetings abgehalten, in unterschiedlichen Größenordnungen. Unseren Schätzungen zufolge hat der deutsche FOM-Markt einen Wert von circa 5,5 Milliarden Euro pro Jahr, Tendenz steigend.
Digitale Formate bieten Kosten-Einsparpotenziale auf allen Stufen, von der Organisation der Meetings über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Mit einer ganzheitlichen FOM-Lösung lassen sich die operativen Kosten formeller Sitzungen durch Standardisierung und Automatisierung um bis zu 70% reduzieren.
Heute werden vor allem große und kritische Meetings als hybride Formate organisiert. In diesem Marktsegment sind FOMs bereits zum Standard geworden. Im nächsten Schritt werden FOMs auch für mittelgroße und kleine Meetings zur Norm werden. Unternehmen werden die passenden Tools standardmäßig in ihrem Repertoire führen, genauso wie Zoom oder Microsoft Teams heute in den meisten Unternehmen zum Alltag gehören.
Um das zu erreichen, wird eine breite Palette an alltagstauglichen Lösungen gebraucht: Videosoftware, Datenschutz- und Compliance-Lösungen, digitale Unterschriften und automatisierte Texterstellung sind nur einige Beispiele. Der FOM-Markt bietet ein riesiges Potenzial für eine weite Bandbreite an Anbietern, sich bereits jetzt als Marktführer zu etablieren.
