Organisatorische Maßnahmen wie Focus Fridays lindern die Symptome einer ineffizienten Meetingkultur, doch sie beseitigen nicht die eigentlichen Ursachen. FOM-Software geht hingegen an die Wurzeln des Problems.
Immer mehr Unternehmen identifizieren ineffiziente Meetings als einen Problemherd und Kostenfaktor. Zuletzt führte der Walldorfer Software-Konzern SAP den „Focus Friday“ ein, einen Meeting-freien Freitag. Damit folgt SAP als erster DAX-Konzern einem Trend aus den USA, der auf eine effizientere Meetingkultur abzielt.
Focus Fridays sind ein Versuch, der zunehmenden Meetingbelastung in Unternehmen Herr zu werden. Laut einer Umfrage der WHU bewerteten Führungskräfte 67 Prozent aller Meetings als Misserfolge. Sie verfolgen keine klare Zielsetzung und es erfolgen anschließend keine nächsten Schritte.
Ineffiziente Meetings kosten nicht nur die Mitarbeiter ihre Nerven, sondern auch die Organisationen viel Geld. An den Focus Fridays sollen deshalb keine Meetings mehr stattfinden, sodass Mitarbeiter sich zumindest an einem Tag in der Woche ungestört auf ihre operative Arbeit konzentrieren können.
Doch auch wenn organisatorische Maßnahmen wie Focus Fridays auf das richtige Problem abzielen, so stellen sie keinen langfristigen Lösungsansatz dar. Denn sie lindern nur die Symptome einer ineffizienten Meetingkultur, sie beseitigen jedoch nicht die eigentlichen Ursachen der Ineffizienz. Wenn Freitags keine Meetings stattfinden, legen die Mitarbeiter sie eben auf der verbleibenden Werktage. Die Meetings selbst werden durch Focus Fridays also nicht effizienter gestaltet, sondern die Zeitverschwendung wird nur auf andere Wochentage verschoben.
Standardisierung und Automatisierung als langfristige Lösung
Um die Wurzeln des Problems zu beseitigen, muss man bei den Meetings selbst ansetzen. FOM-Software und Focus Fridays verfolgen im Grunde das gleiche Ziel: eine effizientere Meetingkultur. Im Gegensatz zu Focus Fridays optimiert FOM-Software jedoch die Meetingzeit selbst. Mit den Tools werden unnötige Prozesse vermieden und repetitive Prozesse automatisiert.
Ein Beispiel sind Agendavorlagen: FOM-Software enthält vorgefertigte Agendavorlagen für eine Vielzahl an Meeting-Anlässen, beispielsweise Budgetmeetings, All-Hands-Meetings oder tägliche Sales-Standups. Statt für jedes Meeting eine neuen Agenda zu erstellen, können FOM-Organisatoren stets die passende Agenda auswählen, falls nötig anpassen und im Vorfeld an die Meetingteilnehmer verschicken.
Ein weiteres Beispiel sind FOM-Teilnehmerverzeichnisse: Hier können FOM-Organisatoren für wiederkehrende Meetings Teilnehmergruppen anlegen und die Einladungen mit einem einzigen Mausklick verschicken, statt jedes Mal alle Teilnehmer erneut manuell auszuwählen und einzuladen. Vorgesetzte können in den Teilnehmerverzeichnissen außerdem sehen, an welchen Meetinggruppen einzelne Mitarbeiter jeweils teilnehmen. So können sie die Meetingbelastung ihrer Mitarbeiter besser einschätzen und regulieren.
Tools wie automatisierte Protokolle helfen zudem bei der Nachbereitung. Statt nach jedem Meeting eine Rundmail mit Meeting-Minutes zu verschicken, können Teilnehmer sich die Protokolle einfach selbst in einem geschützten Online-Bereich herunterladen.
Alle diese Tools zielen darauf ab, die Meetingzeit zu reduzieren und die Steuerung der Arbeitsergebnisse zu verbessern. Das Resultat sind klare Zielsetzungen, eine kürzere Vorbereitungs- und Meetingzeit und eine effektive Nachbereitung inklusive des Einleitens nächster Schritte.
Warum überhaupt Software?
Natürlich könnte man all das auch manuell machen, doch das kostet Zeit. Zudem gibt FOM-Software den Organisatoren und Teilnehmern wertvolle Hilfestellungen an die Hand, die auf den Erfahrungen spezialisierter Meeting-Experten basieren. FOM-Software stellt also nicht nur die technologischen Tools zur Verfügung, sondern auch die Best Practises, die aus jahrzehntelanger Erfahrung entstanden sind.
Datengetriebene Meetingkultur
FOM-Software unterstützt neben der operativen Umsetzung einer besseren Meetingkultur auch die strategische Auswertung von Meeting-Daten. Da nun sämtliche Meetings über die gleiche Plattform laufen, können Daten gesammelt und ausgewertet werden.
Die Software liefert beispielsweise Daten über die Häufigkeit und Dauer der Meetings, ob sie pünktlich beginnen und innerhalb des gesetzten Zeitrahmen enden, ob während des Meetings Beschlüsse gefasst wurden und mit welchen Tools Meetings organisiert werden. Verantwortliche können aus diesen Daten Optimierungspotenziale ableiten.
Alle diese Daten werden in anonymisierter Form erfasst, um den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten. Es geht also nicht darum, die Effizienz einzelner Mitarbeiter zu bewerten, sondern die Meetingeffizienz der gesamten Organisation auszuwerten und zu verbessern.
Kosteneinsparungen
Die folgende Beispielrechnung des FOM-Anbieters Linkando verdeutlicht, wie wichtig eine effiziente Meetingkultur ist:
Wenn FOM-Software die Meetingzeit um 30% - beispielsweise auf eine Stunde pro Meeting reduziert – das ist durchaus realistisch – spart das pro Woche fünf Stunden und pro Jahr 260 Stunden an bezahlter Meetingzeit. Das entspricht einer Kostenersparnis von 15.600 Euro pro Jahr.
Hochgerechnet auf sämtliche Meetings innerhalb der Organisation kann die Ersparnis je nach Unternehmensgröße und Meetinghäufigkeit schnell in die Millionenhöhe gehen - und diese Rechnung berücksichtigt noch nicht die gesteigerte operative Effizienz durch bessere Meetingergebnisse.
Die Vorteile von FOM-Software sind offensichtlich, sowohl für die Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitseffizienz als auch die Unternehmensfinanzen. Organisatorische Maßnahmen wie Focus Fridays zielen auf das richtige Problem ab, aber stellen keinen langfristigen Lösungsansatz dar. FOM-Software hingegen verbessert die Meetingkultur durch Standardisierung, Automatisierung und Datenanalyse langfristig. Angesichts der hohen Kosten ineffizienter Meetings ist Meetingsoftware für Organisationen jeder Größe unverzichtbar.
