Ist „Flurfunk” wirklich notwendig oder eher das Symptom einer ineffizienten Meetingkultur? Wo und wann Meetings stattfinden, ist eigentlich egal. Die entscheidende Frage ist, welchen Sinn und Zweck sie erfüllen.
Ein Redaktionsbeitrag des FOM-Magazins
Durch digitales Arbeiten gehe angeblich der „Flurfunk” verloren, beklagen sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte. Flurfunk meint dabei die spontanen Gespräche in der Kaffeeecke oder, wie der Name verrät, auf dem Flur. Doch wie wichtig ist dieser Austausch wirklich?
„Flurfunk” beschreibt im Prinzip ungeplante, informelle Meetings. Die grundsätzliche Frage bei aller Art von Meetings ist immer, welchen Zweck sie verfolgen. Abhängig davon kann man ableiten, ob sie ihre Zielsetzung tatsächlich erfüllen und ob es nicht einen besseren Weg gäbe, diese Ziele zu erreichen. Welche Ziele verfolgt also der Flurfunk?
Insider-Informationen
Der Zweck des Flurfunks wird oft damit begründet, dass Insider-Informationen weitergegeben werden, die man in formellen Meetings nicht erfährt. Das mag zwar richtig sein, damit stellt sich jedoch in erster Linie die Frage nach der Meetingeffizienz in der Organisation. Meetings sind ja gerade dazu da, wesentliche Informationen auszutauschen. Wenn es dafür eines Flurfunkes bedarf, sollten sich Personalverantwortliche um eine Verbesserung der formellen Kommunikationabläufe im Unternehmen bemühen.
Die Gefahr dabei ist außerdem, dass der Flurfunk schnell zur Gerüchteküche wird. Für die Unternehmenskultur ist das schädlich. Manche Informationen werden aus gutem Grund nicht mit der gesamten Belegschaft geteilt, zum Beispiel individuelle Personalentscheidungen oder strategische Überlegungen. Häufig sind es aber genau solche Informationen, die sich über den Flurfunk verbreiten.
Erfahrungsaustausch
Flurfunk bietet unerfahrenen Mitarbeitenden die Möglichkeit, von der Erfahrung ihrer Kollegen zu profitieren. Man kann „mal schnell eine Frage stellen.” In formellen Meetings traut man sich hingegen oft nicht, seine Unkenntnis zu offenbaren.
Doch auch hier stellt sich wiederum die Frage, ob man diesen Erfahrungsaustausch nicht auch gezielt durch Formelle Meetings stimulieren könnte. So könnte man in einem regelmäßigen Frage & Antwort-FOM unerfahrene Mitarbeiter mit erfahrenen Mitarbeitern zusammenbringen, um sich beispielsweise jeden Freitagnachmittag eine Stunde lang auszutauschen.
Der Vorteil eines FOMs im Vergleich zum Flurfunk ist, dass sich alle Teilnehmer dediziert vorbereiten können - sowohl die Fragenden als auch die Antwortenden. Im Vorfeld kann im FOM-Tool eine Agenda für das Meeting erstellt werden, basierend auf einem vorgefertigten Template. Während des Meetings können die Teilnehmer über das Fragetool der FOM-Software Fragen stellen - möglicherweise auch anonym - die dann von den erfahrenen Mitarbeitern beantwortet werden.
Persönlicher Kontakt
Weitere Ziele des Flurfunkes sind die Beziehungspflege und der persönliche Kontakt. Man merkt beispielsweise im Gespräch, dass es einem Mitarbeitenden derzeit nicht gut geht, oder man tauscht sich über das vergangene Wochenende aus. Diese Art von Austausch findet in Formellen Meetings nicht statt und sollte dort auch nicht stattfinden. Der Flurfunk dient somit auch Führungskräften dazu, die Moral im Unternehmen besser einzuschätzen.
Hier erfüllt der Flurfunk tatsächlich einen Zweck, den man nicht so einfach durch Formelle Meetings ersetzen kann. Doch auch informelle Meetings zur Beziehungspflege kann man digital organisieren. So haben zum Beispiel viele Organisationen während der Pandemie ein Online-Feierabend-Bier organisiert oder eine Online-Kaffeepause. Das kann den persönlichen Kontakt zwar nicht komplett ersetzen, aber zumindest teilweise.
Mittlerweile haben sich in vielen digitalen Organisationen physische Offsites etabliert. Dabei treffen sich alle Mitarbeiter für ein Wochenende oder ein paar Tage zu Workshops oder Freizeitaktivitäten. Solche Offsites eigenen sich hervorragend, um den persönlichen Austausch zu ermöglichen. Denn mal ganz ehrlich: Muss man seine Kollegen wirklich jeden Tag sehen, um eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen?
Die Meetingeffizienz ist entscheidend
Für die Unternehmenskultur ist es prinzipiell egal wie und wo Meetings stattfinden. Gleichgültig ob informelle oder formelle Meetings, es kommt auf die Erfüllung der Zielsetzung an. Führungskräfte sollten sich daher die Frage stellen, wie sie die Kommunikationsprozesse in ihrer Organisation möglichst effizient gestalten. Flurfunk ist dabei in den meisten Fällen nicht die beste Wahl.
Der klare Vorteil Formeller Meetings ist, dass man Ziele besser definieren und kommunizieren und anschließend den Erfolg des Meetings messen kann. Das gilt insbesondere dann, wenn Meeting-Management-Software zum Einsatz kommt, die Meetingdaten misst und sie Entscheidungsträgern zur Verfügung stellt.
Sollte der Flurfunk für die interne Kommunikation wirklich notwendig sein, ist das vor allem ein Symptom einer ineffizienten Meetingkultur. Statt sich auf Gespräche in der Kaffeeecke zu stützen, sollten Führungskräfte sich besser mit der Meetingeffizienz ihrer Organisation auseinandersetzen.
