Auch in Online-Meetings und bei virtuellen, interaktiven Veranstaltungen müssen die Vorgaben der DSGVO berücksichtigt werden. Dabei fallen auch größere Tools wie zum Beispiel Skype oder Microsoft Teams nicht immer positiv auf.

Aus diesem Grund ist es nicht nur wichtig zu wissen, welche Tools für Online-Meetings und Veranstaltungen DSGVO-konform sind, sondern auch, woran diese erkannt werden können.

Warum ist der Datenschutz bei Online-Veranstaltungen überhaupt wichtig?
Videokonferenzen, Online-Meetings, virtuelle Veranstaltungen, Webinare usw. bieten eine viel größere Angriffsfläche als Telefonate oder Telefonkonferenzen. Es geschieht viel leichter, dass Dritte heimlich mithören, unberechtigte Aufzeichnungen gemacht werden oder es durch Datenschutzverstöße oder Datenpannen des Anbieters zur Verletzung des Datenschutzes kommt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der Auswahl Ihrer Tools für Online-Meetings oder Veranstaltungen auf die DSGVO-Konformität zu achten.

Diese Tool-Arten gibt es

Bei der Recherche nach passenden Tools werden Sie schnell feststellen, dass es für jede Art der Online-Veranstaltung verschiedene Tools gibt.

Dazu gehören zum Beispiel Tools für:

  • Videokonferenzen
  • interne Meetings
  • Webinare
  • virtuelle und/oder interaktive Veranstaltungen

Oftmals lassen sich die Tools auch interdisziplinär einsetzen. Wichtig ist nur, dass sie DSGVO-konform sind und die gewählte Meeting-Art unterstützen.

Worauf sie bei der Auswahl des passenden DSGVO-konformen Tools achten sollten

Sie sollten sich verschiedene Fragen stellen, wenn Sie auf der Suche nach einem passenden Tool sind:

  • Ist der Anbieter vertrauenswürdig?
    Hierbei sollten Sie sich vor allem auf Erfahrungswerte verlassen. Online-Bewertungen können hier helfen.
  • Wo sitzt der Anbieter?
    Sie sollten wenn möglich Anbietern den Vorzug geben, die in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum sitzen. Diese sind verpflichtet, die DSGVO-Vorgaben umzusetzen.
  • Auf welchen Servern läuft die Videokonferenz-Software?
    Im besten Fall läuft die Anwendung auf Ihren Servern (Stichwort “on premise”/ “self hosted”) und nicht auf denen des Anbieters. Es gibt aber auch Anbieter, die das Hosten übernehmen und damit Konferenzen anbieten.
  • Wie leicht ist die Anmeldung?
    Damit sich das Tool auch für Ihre Teilnehmer lohnt, sollte eine Anmeldung unkompliziert sein. Trotzdem muss die Sicherheit gewährleistet sein, zum Beispiel durch URLs, die nicht so leicht zu erraten sind und Passwort verschlüsselt werden können.

Sind Sie sich unsicher, ob Ihr gewähltes Tool wirklich alle Vorgaben erfüllt, können Sie auch einen Datenschutzexperten zu Rate ziehen.

Das sind die besten DSGVO-konformen Tools für Online-Meetings und Veranstaltungen

Je nach Veranstaltungsart muss natürlich ein anderes Tool genutzt werden. Je nach Mitgliederzahl, Interaktivität und Art des Online-Treffens gibt es verschiedene Ansprüche, die ein Tool neben der DSGVO-Konformität erfüllen muss.

DSGVO-konforme Tools für Videokonferenzen und Online-Meetings

Tools für Videokonferenzen gibt es wie Sand am Meer. Dabei sind nicht alle DSGVO-konform. Immer wieder hört man von Datenpannen, wie zum Beispiel bei den Anbietern Skype oder Microsoft Teams. Das sollte gerade bei Videokonferenzen und Ähnlichen Meetings auf keinen Fall passieren. Deshalb ist es unbedingt ratsam, die Tools vorher auf die DSGVO-Konformität zu überprüfen.

Ein Anbieter, der DSGVO-konform ist und sich für Videokonferenzen im Unternehmensbereich eignet, ist zum Beispiel Linkando. Folgende Faktoren sprechen für diesen Anbieter:

  • Präsenz-, hybrid- und digitale Meetings möglich
  • EInladungsmanagement
  • Check-In mit QR-Code
  • Simultanübersetzungen
  • Reporting & Compliance
  • Interaktive Tagesordnung
  • Linkando Zoom App
  • Für verschiedene Meetings geeignet: Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen, Aktionärsversammlungen uvm.

Mit diesem Beispiel können Sie andere Anbieter abgleichen und herausfinden, ob auch diese die wichtigsten Grundbedingungen für eine sichere und reibungslose Nutzung erfüllt.

Weitere DSGVO-konforme Tools, die sich für Videokonferenzen und Online Meetings lohnen und ihren Sitz in Deutschland haben, sind zum Beispiel:

  • ETES
  • 123.chat
  • alfaview
  • ecosero
  • FastViewer
  • IMS RealTime
  • Zoom X

Tools für Webinare

Mit einem Webinar können Sie nicht nur viele Menschen erreichen, sondern auch eine produktive Lernumgebung schaffen. Um das Webinar abhalten zu können, müssen die personenbezogenen Daten des Nutzers verarbeitet werden. Aus diesem Grund ist auch hier die DSGVO-Konformität zu gewährleisten.


Auch hier gilt wieder: Anbieter aus der EU sind in der Regel datenschutzkonform, Anbieter z.B. aus den USA sollten vorher genau überprüft werden.
Drei wichtige Dinge sollten Sie bei der Auswahl des passenden Anbieters unbedingt beachten:

  • Mit dem Anbieter des Webinartools muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (auf englisch “data processing agreement”) abgeschlossen werden. Darin ist geregelt, dass der Anbieter Ihren Anweisungen bei der Verarbeitung der Daten folgt, also z.B. auf Weisung hin bestimmte Kundendaten löscht.
  • Schon bei der Terminvereinbarung muss der Interessent darauf hingewiesen werden, dass seine Daten verarbeitet werden. Der Hinweis muss unmittelbar bei der Dateneingabe - entweder daneben oder darüber, nicht darunter - gut erkennbar aufgeführt sein. So wird der Kunde informiert und die Daten können DSGVO-konform verarbeitet werden.
  • Bestimmte Funktionen dürfen während des Webinars nur verwendet werden, wenn der Kunde darüber informiert wurde. Das sind zum Beispiel: Tracking des Kundenverhaltens (z.B. Klicks an bestimmten Stellen), eine Beobachtung des Kundenverhaltens (z.B. Aktivität bei der Teilnahme) oder eine Aufzeichnung (z.B. durch Aufnahme oder Screen-Sharing)

Ein Webinar ist was den Datenschutz angeht etwas komplizierter als ein einfaches Online Meeting. Aus diesem Grund ist ein passender Anbieter wichtig. DSGVO-konform und mit den wichtigsten Funktionen ausgestattet sind zum Beispiel folgende Tools:

  • edudip
  • Jitsi Meet
  • BigBlueButton
  • Mikogo
  • Teamviewer

Auch eine richtige Webinar Software sorgt durch Engagement der Teilnehmer für ein interaktives Erlebnis, das mit den Live-Webinaren mithalten kann.

Anwendungen für Virtuelle Veranstaltungen/ Messen

Messen und Veranstaltungen können auch online abgehalten werden. Vor allem in den letzten 2 Jahren hat die Sparte für Online Event Tools einen Boom erlebt. So können Sie nun unter vielen verschiedenen Anbietern den Passenden auswählen. Dazu gehören zum Beispiel diese deutschen Anbieter:

  • Streavent
  • Talque
  • mockup messe
  • AirLST
  • Streamboxy

Fazit: Letzte Tipps zum Datenschutz für Sie und Ihre Teilnehmer

Um abgesehen vom Tool auch auf allen weiteren Ebenen den Datenschutz zu gewährleisten, finden Sie hier noch ein paar letzte Tipps. So beugen Sie bösen Überraschungen vor und garantieren ein angenehmes Meeting:

  • Jeder Besprechung wird eine eindeutige Besprechungs-ID zugewiesen. Diese sollte nicht im Internet oder den sozialen Medien auftauchen.
  • Sie sollten immer individuelle Besprechungs-IDs verwenden. Auch bei mehreren Meetings mit denselben Teilnehmern.
  • Nach Möglichkeit sollten Sie außerdem Besprechungskennwörter verwenden. Das schützt die Verbindung zusätzlich vor dem Zugriff Dritter.
  • Behalten Sie außerdem Ihre Besprechungsteilnehmer immer im Auge. Besonders wenn unbekannte Personen auftauchen, sollten Sie nach ihrem Namen und dem Grund der Teilnahme fragen.
  • Wenn Sie eine Videokonferenz aufzeichnen wollen - egal ob als Tonspur oder als Video - müssen Sie die Teilnehmer zunächst um ihr Einverständnis bitten, damit diese bei einer Weigerung das Meeting verlassen können.
  • Sie als Meeting-Betreiber sollten alle nicht benötigten Fenster, Registerkarten und Tabs schließen. Am besten zeigen Sie nur die Inhalte, die auch für die Teilnehmer relevant sind. So schützen Sie Ihre eigenen Daten.
Ein Tipp: Möchten Sie Ihren Teilnehmern bei der Entscheidung für die Anmeldung für Ihr Meeting/Webinar helfen, kann ein Tool wie Weels hilfreich sein. Damit können Sie kurze Videos von sich auf Ihrer Webseite bzw. Landingpage einbetten und die (potenziellen) Teilnehmer so direkt da abholen, wo sie gerade stehen. 

So kann der Teilnehmer von Ihnen persönlich erfahren, dass Sie auf die DSGVO-Konformität der Tools achten, welche Voraussetzungen er für die Nutzung erfüllen muss usw. Das verbessert nicht nur direkt die Kundenbindung, sondern erhöht im besten Fall auch die Conversion-Rate.

Eine Videokonferenz hat viele Vorteile. Damit Sie diese auch sicher nutzen können, müssen Sie auf die DSGVO-Konformität achten. Tun Sie dies, steht einem sicheren und informativen Online-Meeting oder Veranstaltung nichts mehr im Wege!